制藥廠GMP認(rèn)證工作程序(GMP凈化工程公司設(shè)計(jì)裝修)
制藥廠GMP認(rèn)證工作程序(GMP凈化工程公司設(shè)計(jì)裝修)
制藥、食品等行業(yè)的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，要求企業(yè)從原料、人員、設(shè)施設(shè)備、生產(chǎn)過(guò)程、包裝運(yùn)輸、質(zhì)量控制等方面按國(guó)家有關(guān)法規(guī)達(dá)到衛(wèi)生質(zhì)量要求，形成一套可操作的作業(yè)規(guī)范幫助企業(yè)改善企業(yè)衛(wèi)生環(huán)境，及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題，加以改善。簡(jiǎn)要的說(shuō)，GMP要求食品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)具備良好的生產(chǎn)設(shè)備，合理的生產(chǎn)過(guò)程，完善的質(zhì)量管理和嚴(yán)格的檢測(cè)系統(tǒng)，確保最終產(chǎn)品的質(zhì)量（包括食品安全衛(wèi)生）符合法規(guī)要求。
藥品GMP認(rèn)證工作程序
1、職責(zé)與權(quán)限
1.1我國(guó)藥品監(jiān)督管理局負(fù)責(zé)全國(guó)藥品GMP認(rèn)證工作。藥品監(jiān)督管理局藥品認(rèn)證管理中心（以下簡(jiǎn)稱“局認(rèn)證中心”）承辦藥品GMP認(rèn)證的具體工作。
1.2省、自治區(qū)、直轄市藥品監(jiān)督管理局負(fù)責(zé)本轄區(qū)藥品生產(chǎn)企業(yè)藥品GMP認(rèn)證申報(bào)資料的初審及日常監(jiān)督管理工作。
2、認(rèn)證申請(qǐng)和資料審查
2.1申請(qǐng)單位須向所在省、自治區(qū)、直轄市藥品監(jiān)督管理部門報(bào)送《藥品GMP認(rèn)證申請(qǐng)書》，并按《藥品GMP認(rèn)證管理辦法》的規(guī)定同時(shí)報(bào)送有關(guān)資料。自治區(qū)、直轄市藥品監(jiān)督管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)資料之日起20個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，并將初審意見(jiàn)及申請(qǐng)材料報(bào)送國(guó)家藥品監(jiān)督管理局安全監(jiān)管司。
2.2認(rèn)證申請(qǐng)資料經(jīng)局安全監(jiān)管司受理、形式審查后，轉(zhuǎn)交局認(rèn)證中心。
2.3局認(rèn)證中心接到申請(qǐng)資料后，對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行技術(shù)審查。
2.4局認(rèn)證中心應(yīng)在申請(qǐng)資料接到之日起20個(gè)工作日內(nèi)提出審查意見(jiàn)，并書面通知申請(qǐng)單位。
3、制定現(xiàn)場(chǎng)檢查方案
3.1對(duì)通過(guò)資料審查的單位，應(yīng)制定現(xiàn)場(chǎng)檢查方案，并在資料審查通過(guò)之日起20個(gè)工作日內(nèi)組織現(xiàn)場(chǎng)檢查。檢查方案的內(nèi)容應(yīng)包括日程安排、檢查項(xiàng)目、檢查組成員及分工等。在資料審查中發(fā)現(xiàn)并需要核實(shí)的問(wèn)題應(yīng)列入檢查范圍。
3.2局認(rèn)證中心負(fù)責(zé)將現(xiàn)場(chǎng)檢查通知書發(fā)至被檢查單位，并抄送其所在地省級(jí)藥品監(jiān)督管理部門、檢查組成員所在單位和局安全監(jiān)管司。
3.3檢查組一般不超過(guò)3人，檢查組成員須是我國(guó)藥品監(jiān)督管理局藥品GMP檢查員。在檢查組組成時(shí)，檢查員應(yīng)回避本轄區(qū)藥品GMP認(rèn)證的檢查工作。
4、現(xiàn)場(chǎng)檢查
4.1現(xiàn)場(chǎng)檢查實(shí)行組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。
4.2省級(jí)藥品監(jiān)督管理部門可選派一名負(fù)責(zé)藥品生產(chǎn)監(jiān)督管理的人員作為觀察員參加轄區(qū)藥品GMP認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)檢查。
4.3局認(rèn)證中心負(fù)責(zé)組織GMP認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)檢查，并根據(jù)被檢查單位情況派員參加、監(jiān)督、協(xié)調(diào)檢查方案的實(shí)施，協(xié)助組長(zhǎng)草擬檢查報(bào)告。
4.4首次會(huì)議內(nèi)容包括：介紹檢查組成員；聲明檢查注意事項(xiàng)；確認(rèn)檢查范圍；落實(shí)檢查日程；確定檢查陪同人員等。檢查陪同人員必須是企業(yè)負(fù)責(zé)人或生產(chǎn)、質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人，熟悉藥品生產(chǎn)全過(guò)程，并能準(zhǔn)確解答檢查組提出的有關(guān)問(wèn)題。
4.5檢查組須嚴(yán)格按照檢查方案對(duì)檢查項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查取證。
4.6綜合評(píng)定檢查組須按照檢查評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的缺陷項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)定，作出綜合評(píng)定結(jié)果，擬定現(xiàn)場(chǎng)檢查的報(bào)告。評(píng)定匯總期間，被檢查單位應(yīng)回避。
4.7檢查報(bào)告須檢查組全體人員簽字，并附缺陷項(xiàng)目、尚需完善的方面、檢查員記錄、有異議問(wèn)題的意見(jiàn)及相關(guān)資料等。
4.8未次會(huì)議檢查組宣讀綜合評(píng)定結(jié)果。被檢查單位可安排有關(guān)人員參加。
4.9被檢查單位可就檢查發(fā)現(xiàn)的缺陷項(xiàng)目及評(píng)定結(jié)果提出不同意見(jiàn)及作適當(dāng)?shù)慕忉?、說(shuō)明。如有爭(zhēng)議的問(wèn)題，必要時(shí)須核實(shí)。
4.10檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)目及提出的尚需完善的方面，須經(jīng)檢查組全體成員及被檢單位負(fù)責(zé)人簽字后，雙方各執(zhí)一份。
4.11如有不能達(dá)成共識(shí)的問(wèn)題，檢查組須作好記錄，經(jīng)檢查組全體成員及被檢單位負(fù)責(zé)人簽字后，雙方各執(zhí)一份。
5、檢查報(bào)告的審核
局認(rèn)證中心須在接到檢查組提交的現(xiàn)場(chǎng)檢查報(bào)告及相關(guān)資料之日起20個(gè)工作日內(nèi)，提出審核意見(jiàn)，送國(guó)家藥品監(jiān)督管理局安全監(jiān)管司。
藥品GMP認(rèn)證申請(qǐng)資料要求
1 企業(yè)的總體情況
1.1企業(yè)信息
企業(yè)名稱、注冊(cè)地址；
企業(yè)生產(chǎn)地址、郵政編碼；
1.2企業(yè)的藥品生產(chǎn)情況
簡(jiǎn)述企業(yè)獲得（食品）藥品監(jiān)督管理部門批準(zhǔn)的生產(chǎn)活動(dòng)，包括進(jìn)口分包裝、出口以及獲得國(guó)外許可的藥品信息；
營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證，涉及出口的需附上境外機(jī)構(gòu)頒發(fā)的相關(guān)證明文件的復(fù)印件；
獲得批準(zhǔn)文號(hào)的所有品種（可分不同地址的廠區(qū)來(lái)填寫，并注明是否常年生產(chǎn)，近三年的產(chǎn)量列表作為附件）；
生產(chǎn)地址是否有處理高毒性、性激素類藥物等高活性、高致敏性物料的操作，如有應(yīng)當(dāng)列出，并應(yīng)在附件中予以標(biāo)注。
1.3本次藥品GMP認(rèn)證申請(qǐng)的范圍
列出本次申請(qǐng)藥品GMP認(rèn)證的生產(chǎn)線，生產(chǎn)劑型、品種并附相關(guān)產(chǎn)品的注冊(cè)批準(zhǔn)文件的復(fù)印件；
最近一次（食品）藥品監(jiān)督管理部門對(duì)該生產(chǎn)線的檢查情況（包括檢查日期、檢查結(jié)果、缺陷及整改情況，并附相關(guān)的藥品GMP證書）。如該生產(chǎn)線經(jīng)過(guò)境外的藥品GMP檢查，需一并提供其檢查情況。
1.4上次藥品GMP認(rèn)證以來(lái)的主要變更情況
簡(jiǎn)述上次認(rèn)證檢查后關(guān)鍵人員、設(shè)備設(shè)施、品種的變更情況。
2 企業(yè)的質(zhì)量管理體系
2.1企業(yè)質(zhì)量管理體系的描述
質(zhì)量管理體系的相關(guān)管理責(zé)任，包括高層管理者、質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人、質(zhì)量受權(quán)人和質(zhì)量保證部門的職責(zé)；
簡(jiǎn)要描述質(zhì)量管理體系的要素，如組織機(jī)構(gòu)、主要程序、過(guò)程等。
2.2成品放行程序
放行程序的總體描述以及負(fù)責(zé)放行人員的基本情況（資歷等）。
2.3供應(yīng)商管理及委托生產(chǎn)、委托檢驗(yàn)的情況
概述供應(yīng)商管理的要求，以及在評(píng)估、考核中使用到的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理方法；
簡(jiǎn)述委托生產(chǎn)的情況；（如有）
簡(jiǎn)述委托檢驗(yàn)的情況。（如有）
2.4企業(yè)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理措施
簡(jiǎn)述企業(yè)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理方針；
質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的范圍和重點(diǎn)，以及在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理體系下進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)價(jià)、控制、溝通和審核的過(guò)程。
2.5年度產(chǎn)品質(zhì)量回顧分析
企業(yè)進(jìn)行年度產(chǎn)品質(zhì)量回顧分析的情況以及考察的重點(diǎn)。
3 人員
3.1包含質(zhì)量保證、生產(chǎn)和質(zhì)量控制的組織機(jī)構(gòu)圖（包括高層管理者），以及質(zhì)量保證、生產(chǎn)和質(zhì)量控制部門各自的組織機(jī)構(gòu)圖；
3.2企業(yè)關(guān)鍵人員及從事質(zhì)量保證、生產(chǎn)、質(zhì)量控制主要技術(shù)人員的資歷；
3.3質(zhì)量保證、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、貯存和發(fā)運(yùn)等各部門的員工數(shù)。
4 廠房、設(shè)施和設(shè)備
4.1廠房
簡(jiǎn)要描述建筑物的建成和使用時(shí)間、類型（包括結(jié)構(gòu)以及內(nèi)外表面的材質(zhì)等）、場(chǎng)地的面積；
廠區(qū)總平面布局圖、生產(chǎn)區(qū)域的平面布局圖和流向圖，標(biāo)明比例。應(yīng)當(dāng)標(biāo)注出房間的潔凈級(jí)別、相鄰房間的壓差，并且能指示房間所進(jìn)行的生產(chǎn)活動(dòng)；
簡(jiǎn)要描述申請(qǐng)認(rèn)證范圍所有生產(chǎn)線的布局情況；
倉(cāng)庫(kù)、貯存區(qū)域以及特殊貯存條件進(jìn)行簡(jiǎn)要描述。
4.1.1空調(diào)凈化系統(tǒng)的簡(jiǎn)要描述
空調(diào)凈化系統(tǒng)的工作原理、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)行情況，如進(jìn)風(fēng)、溫度、濕度、壓差、換氣次數(shù)、回風(fēng)利用率等。
4.1.2水系統(tǒng)的簡(jiǎn)要描述
水系統(tǒng)的工作原理、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)行情況及示意圖。
4.1.3其他公用設(shè)施的簡(jiǎn)要描述
其他的公用設(shè)施如：壓縮空氣、氮?dú)獾鹊墓ぷ髟怼⒃O(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)以及運(yùn)行情況。
4.2設(shè)備
4.2.1列出生產(chǎn)和檢驗(yàn)用主要儀器、設(shè)備。
4.2.2清洗和消毒
簡(jiǎn)述清洗、消毒與藥品直接接觸設(shè)備表面使用的方法及驗(yàn)證情況。
4.2.3與藥品生產(chǎn)質(zhì)量相關(guān)的關(guān)鍵計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)
簡(jiǎn)述與藥品生產(chǎn)質(zhì)量相關(guān)的關(guān)鍵的計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、使用驗(yàn)證情況。
5 文件
描述企業(yè)的文件系統(tǒng)；
簡(jiǎn)要描述文件的起草、修訂、批準(zhǔn)、發(fā)放、控制和存檔系統(tǒng)。
6 生產(chǎn)
6.1生產(chǎn)的產(chǎn)品情況
所生產(chǎn)的產(chǎn)品情況綜述（簡(jiǎn)述）；
本次申請(qǐng)認(rèn)證劑型及品種的工藝流程圖，并注明主要質(zhì)量控制點(diǎn)與項(xiàng)目。
6.2工藝驗(yàn)證
簡(jiǎn)要描述工藝驗(yàn)證的原則及總體情況；
簡(jiǎn)述返工、重新加工的原則。
6.3物料管理和倉(cāng)儲(chǔ)
原輔料、包裝材料、半成品、成品的處理，如取樣、待檢、放行和貯存；
不合格物料和產(chǎn)品的處理。
7 質(zhì)量控制
描述企業(yè)質(zhì)量控制實(shí)驗(yàn)室所進(jìn)行的所有活動(dòng)，包括檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、方法、驗(yàn)證等情況。
8 發(fā)運(yùn)、投訴和召回
8.1發(fā)運(yùn)
簡(jiǎn)要描述產(chǎn)品在運(yùn)輸過(guò)程中所需的控制，如，溫度/濕度控制；
確保產(chǎn)品可追蹤性的方法。
8.2投訴和召回
簡(jiǎn)要描述處理投訴和召回的程序。
9 自檢
簡(jiǎn)要描述自檢系統(tǒng)，重點(diǎn)說(shuō)明計(jì)劃?rùn)z查中的區(qū)域選擇標(biāo)準(zhǔn)，自檢的實(shí)施和整改情況。
GMP審計(jì)
原料藥供應(yīng)商GMP審計(jì)，就是將原料藥供應(yīng)商納入本制藥公司生產(chǎn)質(zhì)量管理的范疇，作為本公司質(zhì)量管理體系的一個(gè)延伸，將其作為一個(gè)子系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行有效監(jiān)督管理，從而確保其供應(yīng)的原料藥質(zhì)量以及生產(chǎn)過(guò)程的GMP符合性，并通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行審計(jì)評(píng)估，確認(rèn)該原料藥供應(yīng)商的可靠性，以及整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程和質(zhì)量管理是否正常、是否具備穩(wěn)定地供應(yīng)符合質(zhì)量要求的原料藥的能力。
FDA以及EDQM進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查的時(shí)候，都涵蓋GMP六大體系：質(zhì)量管理系統(tǒng)（Quality Management System）、設(shè)備設(shè)施（Equipment and Facilities）、物料管理（Material Control）、生產(chǎn)管理（Production）、包裝和標(biāo)簽系統(tǒng)（Packaging and Labeling）以及實(shí)驗(yàn)室管理（Laboratory Controls）?？蛻鬐MP審計(jì)也離不開(kāi)這六大系統(tǒng)。從早幾年客戶檢查的情況來(lái)看，我國(guó)原料藥生產(chǎn)廠商在這六大體系中普遍存在以下問(wèn)題：
一是設(shè)備設(shè)施。藥品生產(chǎn)的質(zhì)量管理涉及硬件和軟件。設(shè)備設(shè)施就屬于硬件的一部分。一個(gè)原料藥生產(chǎn)廠商如果擁有良好的、先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，無(wú)疑會(huì)對(duì)GMP的符合性保證和產(chǎn)品的質(zhì)量提高具有很大的作用。但我們國(guó)家一些廠商對(duì)硬件的重視程度不夠，為了節(jié)約投入和成本，使用的設(shè)備和設(shè)施相對(duì)落后，而且后期的維護(hù)保養(yǎng)不到位。從大的方面講，存在設(shè)備設(shè)計(jì)能力不符合實(shí)際生產(chǎn)能力要求、設(shè)備內(nèi)表面直接接觸藥品的材質(zhì)不符合要求等問(wèn)題；從小的方面講，存在設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)管理不到位，生產(chǎn)后清場(chǎng)不徹底以及清洗不完全等問(wèn)題。
有的原料藥生產(chǎn)由于工藝控制和質(zhì)量保證的要求，需要配備注射用水和純化水系統(tǒng)。有的廠商為了節(jié)約這些輔助設(shè)施的投入成本，使用了不符合要求的管道材質(zhì)，用一些資質(zhì)不夠的小安裝隊(duì)伍來(lái)安裝水系統(tǒng)，管道與管道直接的焊接不符合要求，甚至在水系統(tǒng)循環(huán)管路上不使用衛(wèi)生級(jí)隔膜閥，整個(gè)水循環(huán)回路存在死角等問(wèn)題。而有些原料藥的某些生產(chǎn)步驟（如精烘包）需要在潔凈室內(nèi)完成，往往存在潔凈區(qū)壓差和溫濕度控制不在合格范圍內(nèi)等等。
二是物料管理。生產(chǎn)的過(guò)程簡(jiǎn)單講就是把幾種物料經(jīng)過(guò)一定的工藝變成所需要的產(chǎn)品的一個(gè)過(guò)程，因此物料管理在整個(gè)GMP系統(tǒng)中占有很重要的位置。不少?gòu)S商存在對(duì)物料供應(yīng)商管理和控制沒(méi)有納入自己的質(zhì)量體系中，導(dǎo)致原料的質(zhì)量失控，比如沒(méi)有對(duì)關(guān)鍵物料供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)和評(píng)估。出現(xiàn)了物料到廠后入庫(kù)驗(yàn)收和臺(tái)賬管理不清晰，取樣方法不當(dāng)造成交叉污染，物料堆放不規(guī)范，倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有溫濕度控制措施以及車間物料使用記錄不詳細(xì)等諸多問(wèn)題，往往導(dǎo)致出現(xiàn)偏差時(shí)無(wú)法追溯調(diào)查。
三是生產(chǎn)管理。藥品首先是通過(guò)已定的工藝生產(chǎn)出來(lái)的，整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程只有通過(guò)批生產(chǎn)記錄（BPR）才能體現(xiàn)出來(lái)。很多原料藥生產(chǎn)企業(yè)首先對(duì)生產(chǎn)工藝沒(méi)有進(jìn)行良好的驗(yàn)證，沒(méi)有足夠的證據(jù)證明目前的工藝能否持續(xù)生產(chǎn)出符合規(guī)定質(zhì)量的產(chǎn)品；其次，還存在驗(yàn)證后的穩(wěn)定性研究執(zhí)行不充分，員工在填寫批記錄時(shí)填寫不及時(shí)或超前記錄和事后修改，有的企業(yè)生產(chǎn)后設(shè)備清洗和生產(chǎn)場(chǎng)所清場(chǎng)沒(méi)有按SOP執(zhí)行以及執(zhí)行不徹底等問(wèn)題。
四是質(zhì)量管理系統(tǒng)。質(zhì)量管理系統(tǒng)貫穿于整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程，從物料采購(gòu)、生產(chǎn)控制、質(zhì)量檢驗(yàn)到藥品銷售無(wú)不與GMP息息相關(guān)。國(guó)內(nèi)廠商普遍存在人員配備不充分、人員職責(zé)沒(méi)有確定、員工培訓(xùn)不到位（特別是換崗后的培訓(xùn)往往疏忽了）、設(shè)備設(shè)施沒(méi)有經(jīng)過(guò)確認(rèn)、工藝沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分驗(yàn)證、變更和偏差沒(méi)有實(shí)實(shí)在在地根據(jù)SOP的規(guī)定執(zhí)行、年度產(chǎn)品質(zhì)量審計(jì)不夠全面等普遍性問(wèn)題。
由于我國(guó)原料藥生產(chǎn)商在GMP管理上目前還存在一定的問(wèn)題，與國(guó)際上特別是美國(guó)和歐盟一些國(guó)家存在不小的差距，我們更應(yīng)該抓住機(jī)會(huì)，多與先進(jìn)的國(guó)外企業(yè)交流，不斷改進(jìn)。而接受客戶審計(jì)，也正是很好的一個(gè)學(xué)習(xí)途徑。
GMP凈化工程公司從審計(jì)師的角度出發(fā)，分析了在審計(jì)中遇到的種種問(wèn)題，總結(jié)出了9條應(yīng)對(duì)客戶審計(jì)的準(zhǔn)則。
這9條準(zhǔn)則分別是：
1 開(kāi)誠(chéng)布公的態(tài)度；
2 優(yōu)化的審計(jì)安排；
3 清理廠房；
4 自檢；
5 成立審計(jì)小組并進(jìn)行培訓(xùn)；
6 審計(jì)中的行為表現(xiàn)；
7 文件系統(tǒng)的準(zhǔn)備；
8 主文件；
9 QA/QC主題。
準(zhǔn)則1，開(kāi)誠(chéng)布公的態(tài)度。
首先我們要清楚，客戶審計(jì)并不是監(jiān)管部門的檢查，客戶審計(jì)的目的最終是為了改善供應(yīng)商的GMP系統(tǒng)。在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的差距或缺陷并不是客戶中止合作的標(biāo)準(zhǔn)，而是為了幫助供應(yīng)商找出不足之處。只要能對(duì)這些差距和缺陷加以改進(jìn)，并不會(huì)影響客戶同供應(yīng)商的合作。
在這里要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：一定不要試圖隱瞞缺陷。俗話說(shuō)1個(gè)謊言需要100個(gè)謊言來(lái)遮掩，那這100個(gè)謊言需要多少謊言來(lái)掩蓋呢？一名經(jīng)驗(yàn)豐富的審計(jì)師能輕易地識(shí)破供應(yīng)商的謊言。所以供應(yīng)商一定要抱著開(kāi)誠(chéng)布公的態(tài)度。有問(wèn)題不要緊，只要能在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)加以改進(jìn)，客戶是可以接受的。
準(zhǔn)則2，優(yōu)化的審計(jì)安排。
供應(yīng)商應(yīng)該盡量爭(zhēng)取安排審計(jì)日程。我們可以事先與審計(jì)師溝通，看是否能由供應(yīng)商安排審計(jì)日程。雖然大部分審計(jì)師會(huì)堅(jiān)持按照自己的日程進(jìn)行審計(jì)，而有的審計(jì)師則不介意按照供應(yīng)商的日程進(jìn)行審計(jì)。這樣的好處是供應(yīng)商可以在一定程度上控制審計(jì)的進(jìn)度。
審計(jì)通常是從公司簡(jiǎn)介開(kāi)始的。公司簡(jiǎn)介的目的是為了讓審計(jì)師對(duì)公司的生產(chǎn)和質(zhì)量管理系統(tǒng)有一個(gè)大概的印象，內(nèi)容不需要涉及太多的商業(yè)信息，時(shí)間通常應(yīng)該控制在15～30分鐘之內(nèi)比較合適。
一份準(zhǔn)備充分的公司簡(jiǎn)介中至少應(yīng)包含以下的內(nèi)容：
1．公司概況，簡(jiǎn)單說(shuō)明公司的地理位置、占地面積和廠房布局；各個(gè)部門的員工人數(shù)以及在該廠房中生產(chǎn)多少不同的產(chǎn)品。
2．公司組織結(jié)構(gòu)圖，目的是顯示質(zhì)量管理部門是否獨(dú)立于生產(chǎn)。也可以通過(guò)組織結(jié)構(gòu)圖，向?qū)徲?jì)師介紹參加審計(jì)的人員。
3．質(zhì)量保證體系，簡(jiǎn)單介紹公司施行哪些質(zhì)量保證體系，例如ISO、GMP，以及獲得的證書。
4．文件系統(tǒng)，說(shuō)明公司采用何種文件架構(gòu)，例如ISO9001的3層金字塔的文件架構(gòu)。同時(shí)也要說(shuō)明文件的編碼系統(tǒng)，以及文件的基本結(jié)構(gòu)和格式。
5．對(duì)生產(chǎn)的介紹，簡(jiǎn)要說(shuō)明相關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史，生產(chǎn)工藝和GMP的起始點(diǎn)。
現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)完成后，不論審計(jì)日程安排有多緊張，供應(yīng)商都要堅(jiān)持召開(kāi)總結(jié)會(huì)議。總結(jié)會(huì)議的目的有兩個(gè)：第一是對(duì)可能的誤解進(jìn)行澄清，以避免無(wú)謂的麻煩；第二是可以盡早知道審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的重大缺陷，從而盡早布置整改措施。通常客戶會(huì)允許供應(yīng)商用1個(gè)月的時(shí)間改正缺陷。越早知道缺陷，就可以越早進(jìn)行整改，也可以為自己爭(zhēng)取更多的時(shí)間。
準(zhǔn)則3，清理廠房。
在審計(jì)開(kāi)始前兩個(gè)月，供應(yīng)商應(yīng)該組織專門的檢查小組對(duì)廠房進(jìn)行定期的內(nèi)部巡查，將內(nèi)部巡查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整理形成一個(gè)”GMP清理清單”，制定出一份具體的清理計(jì)劃。在制定清理計(jì)劃后，需要指定生產(chǎn)部人員按照計(jì)劃系統(tǒng)地進(jìn)行清理工作。我們建議將生產(chǎn)區(qū)劃分為幾個(gè)區(qū)域，每個(gè)區(qū)域指定專人負(fù)責(zé)清理。
準(zhǔn)則4，自檢。
在正式審計(jì)前1個(gè)月，供應(yīng)商應(yīng)組織自檢小組進(jìn)行GMP自檢。自檢的目的有2個(gè)：第一是為了讓員工做好迎接審計(jì)的準(zhǔn)備，讓員工從思想上和工作中都做好準(zhǔn)備；第二是要找出可能存在的差距。一般來(lái)說(shuō)，大部分的缺陷都能在1個(gè)月的時(shí)間內(nèi)整改完成。
準(zhǔn)則5，成立審計(jì)小組并進(jìn)行培訓(xùn)
為了更好地應(yīng)對(duì)審計(jì)，應(yīng)該成立專門的審計(jì)小組，人員通常應(yīng)包括生產(chǎn)經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、QA和QC人員，以及相關(guān)有資質(zhì)的人員。特別需要注意的是，要事先確定”發(fā)言人”，即事先確定好在什么場(chǎng)合由什么人介紹情況、回答問(wèn)題。例如生產(chǎn)經(jīng)理或車間主任負(fù)責(zé)介紹生產(chǎn)工藝，回答相關(guān)問(wèn)題；QC經(jīng)理負(fù)責(zé)介紹實(shí)驗(yàn)室情況；QA經(jīng)理介紹質(zhì)量保證體系。一定要避免出現(xiàn)七嘴八舌，你說(shuō)一句我說(shuō)一句的情況。另外，任命一名協(xié)調(diào)員，負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)也是必要的。
對(duì)于審計(jì)小組成員，以及審計(jì)中可能涉及的人員，例如QC的分析員、負(fù)責(zé)驗(yàn)證和確認(rèn)的人員，都應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要包括”審計(jì)中的行為表現(xiàn)”。
準(zhǔn)則6，審計(jì)中的行為表現(xiàn)。
在審計(jì)中有一些規(guī)則是需要遵循的，什么該做，什么不該做，都需要事先對(duì)審計(jì)小組進(jìn)行說(shuō)明。
第一，只安排與審計(jì)相關(guān)的人員參加審計(jì)。有的企業(yè)覺(jué)得客戶審計(jì)是一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，所以安排很多人員參加客戶審計(jì)。需要強(qiáng)調(diào)的是客戶審計(jì)并不是培訓(xùn)，而是對(duì)企業(yè)的質(zhì)量管理系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行檢查。過(guò)多非相關(guān)人員的參與可能會(huì)對(duì)審計(jì)造成不良影響。
第二，不要講的過(guò)多。介紹情況應(yīng)盡量使用簡(jiǎn)潔清晰的表述；而對(duì)于審計(jì)師的問(wèn)題則要直接作答，一定不要展開(kāi)到其他問(wèn)題。如果講的過(guò)多，很可能一個(gè)問(wèn)題還沒(méi)有回答完，又牽扯出新的問(wèn)題。
第三不要展示過(guò)多。這并不是慫恿供應(yīng)商刻意隱瞞問(wèn)題，而是說(shuō)只需要提供審計(jì)師要求的文件。例如審計(jì)師要求查看過(guò)程控制的SOP，則不需要額外提供過(guò)程控制的檢驗(yàn)結(jié)果。當(dāng)然也可以事先準(zhǔn)備好相關(guān)的文件，如果審計(jì)師要求，則可以馬上提供。
第四，一定不要在審計(jì)師背后竊竊私語(yǔ)，即使審計(jì)師是外國(guó)人，也可能聽(tīng)得懂中文。就算聽(tīng)不懂，審計(jì)師也會(huì)認(rèn)為供應(yīng)商在計(jì)劃隱瞞缺陷。
第五，雖然可以跟審計(jì)師討論，但一定要知道一個(gè)尺度，知道該在什么時(shí)候停止討論。否則討論很可能變成爭(zhēng)論。這對(duì)審計(jì)的雙方都不利。
第六，我們建議企業(yè)要清楚地表示出你很感謝審計(jì)師提出的意見(jiàn)，你們將這些意見(jiàn)當(dāng)作對(duì)企業(yè)的幫助和咨詢服務(wù)。這說(shuō)明你們很好地理解了審計(jì)師的意思和GMP的理念。
準(zhǔn)則7，文件系統(tǒng)的準(zhǔn)備。
供應(yīng)商應(yīng)該事先準(zhǔn)備好審計(jì)師可能檢查的文件，例如生產(chǎn)文件、驗(yàn)證文件及技術(shù)文件，以保證在需要的時(shí)候，能很快的提供。但是，也沒(méi)有必要把這些文件放在會(huì)議室，可以先放在會(huì)議室的隔壁房間。我們?cè)诙啻螌徲?jì)中，都碰到過(guò)這樣的情況：供應(yīng)商往往要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間才能提供審計(jì)師要求的文件，這在一定程度上會(huì)給審計(jì)師留下不好的影響。
為了便于審計(jì)師很快的對(duì)文件系統(tǒng)有一個(gè)初步的了解，供應(yīng)商還應(yīng)該準(zhǔn)備一份文件目錄的總覽，并確保列入了所有的文件，并且收錄的信息，例如文件編碼、版本號(hào)、生效日期等都是正確的。
供應(yīng)商還需要檢查文件內(nèi)容，特別是SOP的內(nèi)容，要確保SOP中描寫的是實(shí)際情況，而不是理論的東西。即文件描述與現(xiàn)場(chǎng)情況是一致的。
最后，要確保文件的各個(gè)方面，例如文件布局、文件編號(hào)，以及簽名和日期等都是正確的。
準(zhǔn)則8，主文件。
在GMP的文件系統(tǒng)中有些文件是特別重要的，幾乎所有的審計(jì)師都會(huì)檢查這些文件，我們將之稱為”主文件”。我們要確保這些主文件是存在的，并且是準(zhǔn)確的。這些主文件包括：驗(yàn)證主計(jì)劃、衛(wèi)生主計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)主文件、對(duì)生產(chǎn)工藝的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以及生產(chǎn)工藝規(guī)程。某些情況下，制備一套英文版的主文件有利于審計(jì)的進(jìn)行。
準(zhǔn)則9，QA/QC主題。
重要的QA/QC主題包括：培訓(xùn)SOP和培訓(xùn)計(jì)劃、GMP自檢的SOP、供應(yīng)商資質(zhì)審計(jì)的SOP、變更控制SOP、超標(biāo)檢驗(yàn)結(jié)果(Out Of Specification, OOS)及偏差SOP、產(chǎn)品質(zhì)量回顧（歐洲術(shù)語(yǔ)，在美國(guó)則稱為”年度產(chǎn)品回顧”）、批記錄的審查、客戶投訴及產(chǎn)品召回、再加工和返工、穩(wěn)定性考察以及雜質(zhì)檔案等等。我們要確保已經(jīng)為這些重要的QA/QC主題制定了相應(yīng)的SOP，并且在SOP中進(jìn)行了詳細(xì)的描寫。
